FOROLAWContratto di nomina a responsabile
Lo studio è titolare del trattamento, FOROLAW è responsabile. Il contratto previsto dall’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 si sottoscrive al momento dell’iscrizione: questa pagina dice che cosa contiene.
Versione di lavoro. Il testo definitivo è sottoposto a revisione legale prima della sottoscrizione ed è quello che viene accettato in fase di iscrizione.
Perché serve
Uno studio legale che affida a un fornitore i dati dei propri assistiti deve nominarlo responsabile del trattamento con un contratto scritto. Senza quel contratto il trattamento è irregolare, e l’irregolarità è dello studio. Per questo la nomina fa parte del flusso di iscrizione e non è un adempimento da recuperare dopo.
Che cosa regola
| Oggetto e durata | Il trattamento dei dati necessari all’uso del programma, per tutta la durata dell’abbonamento e per il periodo successivo previsto per l’esportazione e la cancellazione. |
|---|---|
| Natura e finalità | Conservazione, organizzazione, consultazione, elaborazione e cancellazione dei dati inseriti dallo studio, al solo fine di erogare il servizio. |
| Tipo di dati | Dati anagrafici e di contatto, dati identificativi e fiscali, contenuto dei documenti e della corrispondenza, dati economici, dati dell’adeguata verifica antiriciclaggio. Possono comprendere categorie particolari di dati e dati relativi a condanne penali e reati, per la natura stessa dell’attività forense. |
| Categorie di interessati | Assistiti dello studio, controparti, terzi menzionati negli atti e nei documenti, utenti del programma. |
Gli obblighi del responsabile
Seguono l’ordine delle lettere dell’art. 28, par. 3, perché sia verificabile che ci siano tutte.
FOROLAW tratta i dati dello studio soltanto per erogare il servizio e su istruzione dello studio. Le istruzioni sono quelle contenute nel contratto e quelle impartite usando le funzioni del programma. Nessun trattamento per finalità proprie, nessuna cessione a terzi, nessun uso dei dati dei fascicoli per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
Chiunque acceda ai dati è vincolato alla riservatezza. I dati di uno studio legale sono coperti da segreto professionale forense, e questo determina i limiti di accesso descritti più sotto.
Isolamento dei dati fra studi imposto dalla banca dati e non dal programma, cifratura in transito e a riposo, cifratura delle credenziali di terzi con chiave gestita lato server, autenticazione a due fattori obbligatoria per l’amministratore dello studio, registro delle operazioni, sanitizzazione dei log verificata da test automatici, backup giornalieri con ripristino provato periodicamente.
L’elenco dei fornitori nominati sub-responsabili è pubblicato nell’informativa privacy e tenuto aggiornato. Ogni nuovo fornitore è comunicato con preavviso, e lo studio può opporsi. I sub-responsabili sono vincolati agli stessi obblighi.
Le richieste degli interessati arrivano allo studio. FOROLAW fornisce gli strumenti per rispondere: estrazione di tutti i dati riferiti a una persona, rettifica, cancellazione, con registrazione di ogni operazione compiuta in adempimento a una richiesta.
In caso di violazione di dati personali, FOROLAW informa lo studio senza ingiustificato ritardo, con gli elementi necessari alla notifica al Garante e alla comunicazione agli interessati. Fornisce inoltre le informazioni tecniche necessarie a una valutazione d’impatto.
Alla cessazione del rapporto lo studio scarica l’archivio completo, in formati aperti, senza chiederlo all’assistenza. La cancellazione definitiva avviene trenta giorni dopo lo scaricamento effettivo, con i tempi e i promemoria indicati nelle condizioni di servizio.
FOROLAW mette a disposizione dello studio le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi dell’art. 28 e consente le verifiche previste dalla norma.
Accesso del personale FOROLAW
Il personale di FOROLAW non vede i fascicoli. Per accedere ai dati di uno studio occorre una sessione di supporto autorizzata dall’amministratore dello studio, limitata nel tempo e registrata per intero, consultabile dallo studio. L’assistenza automatica non ha alcun accesso ai dati di dominio, e la sezione dell’adeguata verifica antiriciclaggio non è accessibile nemmeno in sessione autorizzata.
Servizi Microsoft 365 dello studio
Se lo studio sceglie di collegare Microsoft 365, FOROLAW accede a file, posta e calendario degli utenti che si collegano, per loro conto e nei limiti dei loro permessi. Microsoft opera in forza del contratto che lo studio ha con Microsoft e non è un sub-responsabile di FOROLAW. L’amministratore dello studio può disattivare l’integrazione in qualunque momento: la disattivazione cancella subito tutte le autorizzazioni conservate.
Dove si trovano i dati
Banca dati e archivio dei documenti sono nell’Unione europea, in regione Europa centrale. Non sono previsti trasferimenti dei dati dei fascicoli verso paesi terzi. L’elenco aggiornato dei sub-responsabili, con la funzione di ciascuno, è nell’informativa privacy.
Come si ottiene il testo
Il contratto si accetta durante l’iscrizione e resta scaricabile in qualunque momento dall’area amministrazione dello studio. Chi vuole leggerlo prima di iscriversi lo chiede a privacy@forolaw.it.
Versione del 10 settembre 2026.