FOROLAWContratto di nomina a responsabile
Lo studio è titolare del trattamento, FOROLAW è responsabile. Il contratto previsto dall’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 si sottoscrive al momento dell’iscrizione: questa pagina dice che cosa contiene.
Versione di lavoro. Il testo definitivo è sottoposto a revisione legale prima della sottoscrizione ed è quello che viene accettato in fase di iscrizione.
Perché serve
Uno studio legale che affida a un fornitore i dati dei propri assistiti deve nominarlo responsabile del trattamento con un contratto scritto. Senza quel contratto il trattamento è irregolare, e l’irregolarità è dello studio. Per questo la nomina fa parte del flusso di iscrizione e non è un adempimento da recuperare dopo.
Che cosa regola
| Oggetto e durata | Il trattamento dei dati necessari all’uso del programma, per tutta la durata dell’abbonamento e per il periodo successivo previsto per l’esportazione e la cancellazione. |
|---|---|
| Natura e finalità | Conservazione, organizzazione, consultazione, elaborazione e cancellazione dei dati inseriti dallo studio, al solo fine di erogare il servizio. |
| Tipo di dati | Dati anagrafici e di contatto, dati identificativi e fiscali, contenuto dei documenti e della corrispondenza, dati economici, dati dell’adeguata verifica antiriciclaggio. Possono comprendere categorie particolari di dati e dati relativi a condanne penali e reati, per la natura stessa dell’attività forense. |
| Categorie di interessati | Assistiti dello studio, controparti, terzi menzionati negli atti e nei documenti, utenti del programma. |
Gli obblighi del responsabile
Seguono l’ordine delle lettere dell’art. 28, par. 3, perché sia verificabile che ci siano tutte.
FOROLAW tratta i dati dello studio soltanto per erogare il servizio e su istruzione dello studio. Le istruzioni sono quelle contenute nel contratto e quelle impartite usando le funzioni del programma. Nessun trattamento per finalità proprie, nessuna cessione a terzi, nessun uso dei dati dei fascicoli per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
Chiunque acceda ai dati è vincolato alla riservatezza. I dati di uno studio legale sono coperti da segreto professionale forense, e questo determina i limiti di accesso descritti più sotto.
Isolamento dei dati fra studi imposto dalla banca dati e non dal programma, cifratura in transito e a riposo, cifratura delle credenziali di terzi con chiave gestita lato server, autenticazione a due fattori obbligatoria per l’amministratore dello studio, registro delle operazioni, sanitizzazione dei log verificata da test automatici, backup giornalieri con ripristino provato periodicamente.
L’elenco dei fornitori nominati sub-responsabili è pubblicato nell’informativa privacy e tenuto aggiornato. Ogni nuovo fornitore è comunicato con preavviso, e lo studio può opporsi. I sub-responsabili sono vincolati agli stessi obblighi.
Le richieste degli interessati arrivano allo studio. FOROLAW fornisce gli strumenti per rispondere: estrazione di tutti i dati riferiti a una persona, rettifica, cancellazione, con registrazione di ogni operazione compiuta in adempimento a una richiesta.
In caso di violazione di dati personali, FOROLAW informa lo studio senza ingiustificato ritardo, con gli elementi necessari alla notifica al Garante e alla comunicazione agli interessati. Fornisce inoltre le informazioni tecniche necessarie a una valutazione d’impatto.
Alla cessazione del rapporto lo studio scarica l’archivio completo, in formati aperti, senza chiederlo all’assistenza. La cancellazione definitiva avviene trenta giorni dopo lo scaricamento effettivo, con i tempi e i promemoria indicati nelle condizioni di servizio.
FOROLAW mette a disposizione dello studio le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi dell’art. 28 e consente le verifiche previste dalla norma.
Accesso del personale FOROLAW
Il personale di FOROLAW non vede i fascicoli. Per accedere ai dati di uno studio occorre una sessione di supporto autorizzata dall’amministratore dello studio, limitata nel tempo e registrata per intero, consultabile dallo studio. L’assistenza automatica non ha alcun accesso ai dati di dominio, e la sezione dell’adeguata verifica antiriciclaggio non è accessibile nemmeno in sessione autorizzata.
Servizi Microsoft 365 dello studio
Se lo studio sceglie di collegare Microsoft 365, FOROLAW accede a file, posta e calendario degli utenti che si collegano, per loro conto e nei limiti dei loro permessi. Microsoft opera in forza del contratto che lo studio ha con Microsoft e non è un sub-responsabile di FOROLAW. L’amministratore dello studio può disattivare l’integrazione in qualunque momento: la disattivazione cancella subito tutte le autorizzazioni conservate.
Assistenti di intelligenza artificiale scelti dallo studio
Il collegamento con gli assistenti di intelligenza artificiale (protocollo MCP) è spento finché l’amministratore dello studio non lo attiva, dopo aver letto e accettato avvertenze specifiche; l’accettazione è registrata con data, persona e versione del testo. Da quel momento le persone autorizzate dallo studio possono far leggere all’assistente che hanno scelto, in sola lettura e nei limiti dei propri permessi, i dati che già vedono nel gestionale.
Il fornitore dell’assistente riceve quei dati su istruzione dello studio e in forza del contratto che lo studio o la persona hanno con lui: non è un sub-responsabile di FOROLAW, e FOROLAW non risponde del trattamento che svolge, compresi eventuali trasferimenti fuori dall’Unione europea. FOROLAW registra ogni lettura (persona, strumento, esito, numero di righe, senza domande né risposte), conserva i gettoni di accesso solo in forma non reversibile e chiude ogni collegamento alla revoca, alla disattivazione o al ritiro del permesso.
Dove si trovano i dati
Banca dati e archivio dei documenti sono nell’Unione europea, in regione Europa centrale. Non sono previsti trasferimenti dei dati dei fascicoli verso paesi terzi, salvo quelli che lo studio stesso dispone collegando un assistente di intelligenza artificiale. L’elenco aggiornato dei sub-responsabili, con la funzione di ciascuno, è nell’informativa privacy.
Come si ottiene il testo
Il contratto si accetta durante l’iscrizione e resta scaricabile in qualunque momento dall’area amministrazione dello studio. Chi vuole leggerlo prima di iscriversi lo chiede a privacy@forolaw.it.
Versione del 17 settembre 2026.